【元公務員実体験】公務員の仕事はなぜ無駄が多い？具体例・対処法も紹介！

「この資料、何人もチェックする必要ある？」

「去年もやったからって、何も考えずに今年も同じやり方で続けるの？」

「そんなに上司のハンコ必要？」

公務員として働いていて、これ本当に必要な仕事なのかな？と思ったことはありませんか？

私も公務員時代、一つの資料を数人がかりで作ってチェックし、長時間残業していました。

今の会社なら、10分もかからずに作れるくらいの資料です。

当時は「まだ仕事に慣れていないから、必要性が分からないだけかも」と思っていましたが、辞める時までその疑問は残りました。

もちろん、ミスを防ぐために欠かせない確認もあります。

でも、何のためにやっているのか分からない作業で帰りが遅くなると、しんどいですよね。

この記事では、私が公務員時代に無駄だと感じた仕事を挙げ、なぜそうした作業が続くのか、今の職場で負担を減らすにはどうすればいいのかを紹介します。

「今の部署が合わないだけ？ それとも働き方そのものを変えたい？」と迷っている方に向けて、民間企業で働いて感じた違いや、異動・転職を考える目安もお伝えします。

この記事を読めば、自分なりの解決策がきっと見つかります。

ぜひお読みください。

【個人的感想】公務員の無駄な仕事3選

私が公務員時代、無駄な仕事はたくさんありました。

その中でも特に無駄だと感じた仕事を3つ紹介します。

謎の資料作成

誰が何のために必要なのか分からない資料を、残業までして作成していました。

誰に見せるわけでも提出するわけでもなく、ただ綺麗に資料を作ることが目的になっていました。

税金を使ってこの資料を作る意味を考えれば考えるほど、分からなくなっていきました。

もちろん本当に必要な資料もありました。

ただ体感7割くらいはいらなかったと思います。

全て紙で印刷

私がいた部署では、電子化を進めるためのプロジェクトがありました。

その会議での議題や議事録はもちろん紙で印刷して、配られました。

トンチのような話ですが、実際にあった話です。

何百枚もある資料も紙で印刷していたため、紙も時間も無駄でした。

よく分からない会議

謎の会議もたくさんありました。

まとめると10分で終わることを、1時間以上かけて議論していました。

会議のための会議もあり、何の意味がある会議なのかいまだに分かっていません。

公務員の仕事に無駄が多い理由

一つひとつの作業には理由があっても担当者が替わったり確認する人が増えたりするうちに、「何のためにやるか」より「去年と同じように終わらせること」が優先される場合があります。

私も公務員時代、資料を何人かで作ってチェックするうちに、残業になることが多々ありました。

確認すること自体に疑問があったわけではありません。

「この資料に、なぜここまで時間をかけるんだろう」と、最後まで納得できませんでした。

仕事を引き継ぎやすいから

異動して初めて担当する仕事なら、まずは前任者の資料を見ます。

去年の手順をたどれば、何をいつまでにやるのか分かります。

忙しい中で、すべての作業の必要性を一から調べ直すのは大変です。

ただ、引き継ぎで分かるのは「何をやったか」までで、「なぜそのやり方にしたのか」は分からないこともあります。

例えば、去年だけ必要だった説明資料が共有フォルダに残っていたとします。

今年も必要なのか分からなくても、抜けがあって後から作り直すくらいなら先に作っておこうと思いますよね。

そうして同じやり方を引き継ぐうちに、作り始めた理由は分からなくても、作ることだけが当たり前になるのです。

確認する人が増えるほど、直す箇所も増えやすいから

住民に送る通知なら、宛先や日付、案内の内容に間違いがないかを確認する必要があります。

担当者と上司が違う視点で見ることに意味がある場合もあるでしょう。

一方で、誰が何を確認するのかが曖昧だと、同じ箇所を何人も見たり、人によって違う修正が入ったりします。

先に確認した人の指示で表現を変えたのに、次の人に見せたらまた書き直し。

これでは、何をもって完成なのか分かりません。

私が資料づくりでしんどかったのも、何人で確認したかということよりかけた時間に対して何のための確認なのかが見えなかったことです。

新しい手順を足しても、古い手順をやめる機会がないから

例えば、申請をシステムで管理するようになっても、以前の一覧表をそのまま残せば担当者は同じ情報を二度入力することになります。

始めたばかりの頃は、「慣れるまでは一覧表もあった方が安心」と考えるのも自然です。

ただ、しばらく経っても誰も「もう一覧表はなくて大丈夫」と判断しなければ、二重入力がそのまま日々の仕事になります。

一件あたりは数分でも、毎日繰り返す担当者には負担です。

しかも、やめた時に困ることは想像しやすいのに、続けるために使っている時間は作業をしていない人には見えにくいものです。

「この仕事、無駄じゃない？」と思ったら、仕事そのものが不要なのか、それとも今のやり方に時間がかかりすぎているのかを分けて考えてみてください。

資料は必要でも、毎回作り直す必要はないかもしれません。

次は、今の職場で試せる対処法を紹介します。

今の職場でできる対処法

「この作業、なくても困らない気がする。でも、私が勝手にやめるわけにはいかない」

そう思うと、結局いつもどおりにやるしかないですよね。

いきなり仕事をなくすのは難しくても、作る資料を減らしたり、確認の順番を変えたりできる場合はあります。

まずは、毎回時間を取られている作業を一つ選んでみてください。

資料を作る前に「誰が、何に使うのか」を聞く

去年の資料を開いて作り始める前に、今年も同じ内容が必要か聞いてみましょう。

例えば、会議用の資料なら、こんな聞き方ができます。

「今年も昨年と同じ項目が必要ですか？ 会議で使う部分が決まっていれば、そこから作ろうと思っています」

「この資料、必要ですか？」だけだと、作るか作らないかの二択になりがちです。

また、言い方的に少し感じも悪い印象です。

どこを使うのかまで聞けば、必要な部分だけ残せるかもしれません。

会議で見るのが今年度の数字だけなら、過去の経緯まで毎回書き直さずに済むこともあります。

資料を作り込む前に方向性を確認する

時間をかけて資料を仕上げた後に、「そもそも見たいのはこの数字じゃない」と言われると、直すだけでも一仕事です。

手戻りが多い資料は、最初に見出しや入れる予定の項目だけを見てもらう方法があります。

「この項目で作ろうと思っています。先に足りないところがないか見てもらえますか？」

この段階なら、項目を入れ替えるのも簡単です。

確認する人が何人かいるなら、誰に内容を見てもらい、誰が最終確認するのかも先に聞いておくと、同じ箇所を何度も直す手間を減らせます。

繰り返す作業はひな形を作るか手順を一つ減らす

月に一度の報告なのに、前回のファイルを探して、日付や項目を一から直す。

こうした作業なら、変わらない部分をひな形にしておくだけでも次から楽になります。

同じことを複数箇所に入力している場合は、まず複数必要なのか確認してみましょう。

意図があるなら残す必要がありますが、そうでないなら、入力を一回にできるかもしれません。

上司に相談する時は、

「二重入力が無駄です」よりも、

「同じ数字を二か所に入れていて、毎週30分ほどかかっています。一度見てもらえませんか」

と伝える方が、何を変えたいのか伝わります。

優先順位を確認する

作業のやり方を変えられなくても、何から手をつけるかは相談できます。

例えば、明日発送する通知を準備している時に別の資料の体裁を整えるよう頼まれたら、こんなふうに聞いてみてください。

「今、明日発送する通知を準備しています。資料の修正も今日中に必要でしたら、どちらを先に進めればいいですか？」

頼まれるたびに「分かりました」と引き受けて、帰りが遅くなることもありますよね。

両方を今日中に終える前提で抱え込まず、今やっている仕事と締め切りを伝えるだけでも順番を見直してもらえることがあります。

まずは次にその作業を頼まれた時に、「何に使いますか？」「いつまでに必要ですか？」のどちらか一つを聞くところからで十分です。

必要な確認や記録は残しつつ、毎回同じように時間がかかっている部分から見直してみてください。

民間企業にも無駄な仕事はある

「公務員を辞めて民間企業に転職すれば、無駄な仕事はなくなるの？」

残念ながら、民間企業にも「これ何のためにやっているんだろう」と思うような仕事は多少あります。

しかし、私の体感では、公務員時代よりも無駄な仕事はかなり少なくなっています。

民間企業は無駄な仕事をしている暇はありません。

公務員時代に数人がかりで作成・確認していた資料も、今の会社なら同じくらいの内容のものを作るのに10分もかかりません。

私の場合は、転職して資料づくりにかける時間が変わりました。

ただ、これは私が働いた職場での話です。

民間企業でも、社外に出す資料なら何人かで確認することはあるでしょう。

反対に、社内で数字を共有するだけなら、見やすい表が一つあれば足りることもあります。

私が気になっていたのは、資料を作ることより、目的が不明なことに時間をかけすぎていることでした。

ここが分かると、次の職場で何を確かめたいのかも見えてきます。

公務員の無駄な仕事に嫌気がさしたら異動や転職も

「やり方を変えられないか相談したけど、結局何も変わらなかった」

そんなことが続くと、「この先もずっと同じ仕事をするのかな」と気が重くなりますよね。

今の職場で工夫しても負担が減らないなら、異動や転職で働く環境を変えることも選択肢です。

どちらを考えるか迷ったら、「今の部署のやり方が変われば、公務員の仕事を続けたいか」と自分に聞いてみてください。

異動願いを出す

「住民と接する仕事は好き。でも、会議資料の修正ばかりで、やりたい仕事に時間を使えない」

こんなふうに、仕事内容にはやりがいがあるなら、まずは部署を変えることで負担が減りそうか考えてみましょう。

その時は、異動先の名前や評判だけで決めず、実際に働いている人に普段の仕事を聞いてみてください。

例えば、資料づくりに時間を取られるのがつらいなら、「普段はどんな業務に一番時間を使っていますか？」と聞くだけでも、今の部署との違いが見えてきます。

異動希望を伝える時も、「今の仕事が嫌です」だけでは、どんな部署なら合いそうか伝わりにくいですよね。

「住民と直接関わる仕事を増やしたい」など、次の部署で何をしたいかまで話せると、希望を具体的に伝えられます。

ただ、公務員は異動の願いを出しても時期が決まっていたり、在籍年数によっては異動ができないなど様々な制約があります。

そのため、我慢できないくらいしんどいなら、別の働き方も検討しましょう。

民間企業の求人を見てみる

一方で、「部署が変わっても、これからも同じような働き方を続けたいとは思えない」「民間でやってみたい仕事がある」と感じるなら、転職も考えていいと思います。

ただ、今の職場が嫌になった時ほど、「ここを離れられるならどこでもいい」と思いがちです。

民間企業にも資料の作成や上司の確認はあるので、転職先を探す時は今の仕事で何を減らしたいかと、その分どんな仕事に時間を使いたいかを考えておきましょう。

例えば、「確認のたびに資料を作り直すのがつらい。次は担当者がある程度自分で判断できる仕事がしたい」と思うなら、求人票の仕事内容を見たうえで、面接で「担当者が自分で決められるのはどこまでですか？」と聞いてみる。

そうすれば、会社を変えることで、今の悩みが減りそうかを判断しやすくなります。

異動か転職か、今すぐ決めなくていい

異動先の働き方を聞きながら、民間企業の求人も見てみる。

まだ迷っているなら、両方を調べるところからで十分です。

求人を一つ見るだけでも、「この仕事なら今の経験を活かせそう」「仕事内容は面白そうだけど、収入は今の方が自分に合っている」など、今の職場と比べる材料が増えます。

比べてみることで今の職場の良さが分かる場合や、反対に民間企業の方が自分がやりたい仕事ができると分かることもあります。

民間企業への転職が気になるけれど、何から始めればいいか分からない方は、公務員から民間への転職｜仕事の探し方5ステップも参考にしてみてください。

まとめ

「この仕事、本当に必要なのかな」と思うことは、仕事をサボりたいということではありません。

私も公務員時代、資料の作成やチェックで残業になるたびに、「もう少し違うことに時間を使えたらいいのに」と感じていました。

まずは、最近「無駄だな」と思った仕事を一つ思い出してみてください。

資料そのものが要らないと思ったのか、それとも何度も作り直すのがしんどかったのか。

後者なら、資料は残したまま確認の仕方を変えるだけで楽になるかもしれません。

今の部署でやり方を変えるのが難しくても公務員の仕事自体にやりがいがあるなら、異動も一つの手です。

働き方そのものを変えたいなら、民間企業の求人も見てみましょう。

民間にも無駄だと感じる仕事は多少はあるので、「今何に時間を取られていて、次はどんな仕事に時間を使いたいか」を基準にすると、自分に合う職場を考えやすくなります。

辞めるかどうかは、今すぐ決めなくて大丈夫です。

結城みおな

ブロガー/ライター

新卒入社した民間企業を2年で辞め、その後公務員になるも1年で退職。

公務員1年の内、半年は休職していました。

現在は民間企業で5年目となります。

今まで2回転職しましたが、公務員からの転職が一番不安が大きかったです。

そのため、仕事の探し方特化サイトを作成しました。